协同软件从2000发展至今，许多专业协同软件厂商辛勤耕耘，为协同软件现在的蓬勃发展状况奠定了良好基础。

但协同软件市场推广一个最大的遗憾是:许多用户虽然已经知道协同软件这个名词，却对其概念比较模糊，这一定程度上影响了用户对协同软件的正确认知与选择。

那么什么是协同，什么是协同软件?协同在汉语字典里的定义很简单，即:互相配合 。望文生义，协同软件就是互相配合的软件。综合国内外的一些相关资料，协同软件的完整定义是:辅助多人多组织共同完成事务的管理软件。协同软件的管理思想核心是:互相配合，协同参与者是多个人员与群组之间和多个应用系统之间，协同的目的是:完成管理事务。

从以上定义可以知道，协同软件既可以协同人与人之间的事务，又可以协同系统与系统之间的事务。协同软件可以将各个离散的人员、组织、系统联成一体，沟通人员、组织、系统之间的信息孤岛，从而达到协同高效以及提升管理执行力的应用目标。与协同软件相关的软件功能包括:公文与档案管理、个人与资产日程管理、信息门户、知识管理、信息采集与应用集成、流程管理、即时消息、电子邮件等等，这些功能可以应用在行政办公、财务管理、项目管理、人事管理、客户管理等方方面面。例如应用在财务方面，就包括了请款报销等流程管理、收支费用统计、财务管理知识库、财务相关收发文与档案等等。当然，不同的专项应用还可以组合在一起，在实现各自应用效果的同时，实现组合应用效果。

协同软件的应用核心是工作流管理，工作流管理是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理能够带给用户管理方面的价值是提升执行力，这其中主要是通过梳理和规范执行力相关的三大核心流程来达成，这三大流程是:战略(或者决策)、人员(或者组织)、业务(或者运营)。

认清这些概念，对于用户选择协同软件很有帮助。目前许多用户在选择协同软件时比较困惑，主要源于对协同软件相关概念比较模糊，对协同软件的功能与价值尚不清晰。

近年来，中国的市场经济飞速发展，随之而来的协同软件需求的激增与厂商的大力推动，使协同软件逐步成为信息化建设的基础软件之一。据统计，近三年内协同软件需求增长率已超过ERP，成为用户管理软件的首选。对协同软件的观望甚至悲观的心态，可能会使具备潜在需求的单位，错过协同软件的最佳实施时期，从而错失一个本该吃到的信息化“馅饼”，影响本单位的信息化建设和管理工作改进。

目前国内外先进的协同软件往往是平台化的产品，其灵活的特性能够满足用户多样性应用需求。因此有些人误以为协同软件包罗万象，可以解决一切管理问题。事实上，协同软件的核心思想是“协作”，与ERP等软件关注“计划”、CRM软件着重“关系”的管理思想有着本质的不同，并不能实现ERP、CRM的所有应用功能。但随着管理软件的发展，各种管理思想都会在同一软件中有所体现，例如协同软件可以实现客户管理功能，也可以实现一些生产制造的功能，但这些功能并不能体现完整意义上的“关系”管理和“计划”管理。

如果不将协同软件的功能、价值与自身的需求对应起来，贸然选择协同软件产品，甚至有功能越多越好，追求“大而全”的想法，极有可能最终造成信息化投资失败。